Privacybeleid

Privacybeleid Scouting Katimavik 1
PRIVACYBELEID
SCOUTING KATIMAVIK
Concept-versie: 22 mei 2018

1. Inleiding …………………………………………………………………………………………………………………………. 1
2. Privacybeleid Scouting Nederland …………………………………………………………………………………….. 1
3. Scouting Katimavik ………………………………………………………………………………………………………….. 1
4. Inschrijfformulier ……………………………………………………………………………………………………………… 2
5. Formulieren voor kamp…………………………………………………………………………………………………….. 2
6. Persoonsgegevens………………………………………………………………………………………………………….. 2
7. Financiële Administratie …………………………………………………………………………………………………… 2
8. E-mailgroepen ………………………………………………………………………………………………………………… 2
9. Beeldmateriaal………………………………………………………………………………………………………………… 3
10. Communicatie over het privacybeleid ………………………………………………………………………………… 3
Per 25 mei 2018 is in Nederland nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor
verenigingen zoals scoutinggroepen. Deze nieuwe wetgeving vereist voor een scoutinggroep een
aantal zaken:
a. Het opstellen van een privacybeleid
b. Het bespreken van dit privacybeleid in de groepsraad
c. Het publiceren van dit privacybeleid op de website
Onderstaand privacybeleid van scouting Katimavik bevat een verwijzing naar het privacybeleid van
Scouting Nederland. Voor onze groep wordt een toelichting gegeven op de verschillende
gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.
Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te
vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy
Scoutinggroep Katimavik bestaat uit een stichting en een vereniging. Bij de Kamer van Koophandel
staan deze geregistreerd als:
– Stichting Scouting Odijk, en;
– Scouting Katimavik.
De inhoud van dit document heeft voornamelijk betrekking op de vereniging.
Inhoud
1. Inleiding
2. Privacybeleid Scouting Nederland
3. Scouting Katimavik
Privacybeleid Scouting Katimavik 2
Inschrijven van een lid gaat met een inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier bevat diverse gegevens
van het lid en van de ouders/verzorgers zoals naam, adres en contactgegevens. Deze gegevens
worden ingevoerd in het systeem van Scouting Nederland (SOL). Het inschrijfformulier wordt digitaal
bewaard in de administratie tot het moment van uitschrijving. Het formulier wordt vernietigd zodra de
uitschrijving uit het systeem van Scouting Nederland is uitgevoerd.
Voorafgaand aan een kamp kan een kampformulier worden gebruikt. Hierin staan bepaalde NAWgegevens
en – indien gewenst door de speltakleiding – relevante medische informatie, bestemd voor
de speltakleiding. Deze informatie wordt uitsluitend door de speltakleiding bewaard tot na het kamp.
Direct na het kamp wordt de informatie vernietigd. Zowel de formulieren als het digitale en/of
hardcopy-bestand waarin de betreffende gegevens zijn verwerkt.
Persoonsgegevens worden beheerd in SOL. Gegevens die vanuit SOL worden gebruikt door de
secretaris, penningmeester en andere vrijwilligers worden bewaard op privé-computers. De gebruikers
van de gegevens gaan zorgvuldig met de gegevens op om te voorkomen dat anderen de gegevens
kunnen inzien. O.a. door het zorgvuldig bewaren van de gegevens en het tijdig vernietigen van oude
gegevens.
In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in
SOL. De financieel administratie wordt door de penningmeester bewaard op een privé-computer.
Voor het versturen van e-mail aan specifieke groepen wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van
mailgroepen. De secretaris beheert deze emailgroepen. Dit betreft in ieder geval:
a. bestuur@katimavk.nl: de bestuursleden
b. kader@katimavik.nl: alle kaderleden (= bestuur, leiding en overige vrijwilligers)
c. welpen@katimavik.nl: de welpenleiding, groepsbegeleider en ouderbegeleider
d. scouts@katimavik.nl: de scoutsleiding en groepsbegeleider
e. explorers@katimavik.nl: de explorers en groepsbegeleider
f. welpen-ouders@katimavik.nl: de ouders/verzorgers van alle welpen
g. scouts-ouders@katimavik.nl: de ouders/verzorgers van alle scouts
h. stam@katimavik.nl: de leden van de stamgroep
i. iedereen@katimavik.nl: alle kaderleden + ouders/verzorgers van welpen en scouts +
explorers + leden stam
Specifieke emailadressen worden op verzoek door de secretaris verspreid aan een andere vrijwilliger
ten behoeve van gerichte mailings.
Als geen gebruik wordt gemaakt van deze mailgroepen worden emailadressen altijd in de BCC gezet
zodat ze niet zichtbaar zijn voor alle ontvangers.
4. Inschrijfformulier
5. Formulieren voor kamp
6. Persoonsgegevens
7. Financiële Administratie
8. E-mailgroepen
Privacybeleid Scouting Katimavik 3
Er word beeldmateriaal gebruikt voor sociale media als facebook, voor op de website, en voor
eventueel incidenteel gedrukt materiaal. Bij het gebruik van beeldmateriaal worden geen namen van
leden vermeld. Op het inschrijfformulier wordt gevraagd om toestemming voor het gebruik van dit
materiaal. Bestaande leden is gevraagd om toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal.
Cameratoezicht
Aan het scoutinggebouw zijn camera’s bevestigd (gericht op het eigen terrein) voor inbraakpreventie.
Vanuit de privacy is bij de ingang van het terrein een bordje geplaatst met de mededeling dat er
cameratoezicht is. De beelden worden automatisch voor maximaal 1 maand opgeslagen en daarna
vernietigd.De camerabeelden worden uitsluitend bekeken indien hier een concrete aanleiding voor
bestaat. De gebouwbeheerder is geautoriseerd voor het camerabeheer.
Dit privacybeleid wordt gepubliceerd op de website van scouting Katimavik.
In de groepsraad van 8 mei 2018 is dit privacybeleid toegelicht en vastgesteld.
9. Beeldmateriaal
10.Communicatie over het privacybeleid